Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Приказ о перечислении подотчетных сумм на карту директора

Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

В этом случае сотрудник может использовать средства для оплаты чего-либо с карты по безналу или снять наличные в банкомате.

  • По возвращении к авансовому отчету он должен приложить чеки, квитанции, билеты, другие документы, предварительно сделав копии каждого из них.

Возврат излишка

  • В законодательстве не обозначается срок, когда сотрудник обязан возвратить излишек подотчетной суммы. На большинстве предприятий он определяется 3 днями, когда сумма излишка должна быть зафиксирована в бухгалтерской документации и возвращена в кассу наличными или на расчетный счет предприятия перечислена в карты работника.
  • Факт перечисления излишка должен сопровождаться пояснительной запиской или указываться в платежном поручении.

Как составляется приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту

В тексте приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карточку должна быть указана точная сумма для зачисления и реквизиты самой карты. Приказом назначается ответственный за его исполнение бухгалтер предприятия.

Скачать пример заполненного приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту Скачать приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту Документ подписывается руководителем предприятия, с указанием должности и расшифровки.
Ниже ставят подписи ответственные лица организации, подтверждая факт ознакомления.

Что указывать в назначении Правильно оформленное платежное поручение в поле назначения платежа должно содержать емкую и лаконичную формулировку, подтверждающую ее целевое использование под отчет, а не в качестве оплаты труда.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Важно Отличием от наличной выдачи средств под отчет служит тот факт, что средства на карте не выдаются сотруднику в определенной сумме. Выдачей средств станет факт их снятия с карты работником или безналичном проведение платежа.

Любое из данных действий подлежит отчету с внесение в форму авансового отчета потраченной суммы в графах «Получен аванс» и «Израсходовано».
Внимание Можно ли Законодательством не предусмотрено каких-либо нормативов относительно правил выдачи «под отчет» на карточку работника.

Процедура описана только по поводу выплаты подотчета наличными через ведение кассовых операций организациями, сведения о которой приведены в указании Банка России №3210У от 11 марта 2014 года.

Другое положение Центробанка №266П «Об эмиссии платежных карт», опубликованное в 2004 году, позволяет юридическим лицам и предпринимателям оплачивать расходы с помощью карт, оформленных на доверенные лица.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств. Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

  • Дата документа и его номер;
  • ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
  • Сумма подотчетных средств;
  • Срок, на который выдаются денежные средства;
  • Подпись руководителя.

При перечислении денежных средств под отчет на карту сотруднику в приказе также потребуется указать реквизиты карты. Кроме того, следует указать срок, в течение которого подотчетный сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет, то есть отчитаться по выданным средствам.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Такой порядок она предусматривает в своей учетной политике, формируя нормативные акты. Сотрудник, являясь физ. лицом, имеет право пользоваться зарплатной банковской картой, куда также могут быть перечислены подотчетные средства, и осуществлять следующие виды операций на территории РФ и за ее пределами:

  • снимать наличные в национальной и других валютах;
  • оплачивать товары или услуги;
  • проводить иные валютные операции и незапрещенные законодательством РФ.

Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий Способы выдачи Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику: Через кассу организации наличными В этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров.

Онлайн журнал для бухгалтера

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой: Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись: Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись: Дт 51 (52) Кт 71.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале. Итоги В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту.

Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм.

Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Процесс выдачи денег Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п.

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018: образец

С их помощью работники могут совершать безналичные платежи в рамках предоставленных полномочий или снимать средства наличными. К преимуществам такого способа выдачи подотчета относится минимальный документооборот компании:

  • Для произведения выплаты наличными, предприятию потребуется снять средства с расчетного счета, подписав перед этим у руководителя соответствующий чек, получит средства в банке, оформить кассовый приходный ордер с внесением записи в кассовую книгу. Для пополнения карты с привязкой к специальному счету достаточно оформить обычное платежное поручение, а если карта привязана к общему расчетному счету, оформления платежки не потребуется.
  • Для того, чтобы получить наличные сотрудник пишет заявление о выдаче суммы под отчет на определенный срок, а руководитель визирует документ.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Указания № 3210-У).

  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка Операция Д 71 — К 50 Работнику выданы деньги под отчет Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет: Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года.

Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно.

Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2018 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы. Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено.

При использовании карты необходимость в заявлении отпадает.

  • Не требуется и заполнение расходного кассового ордера, как это предусмотрено при операциях с наличными.
  • В отличие от отчета по наличным средствам, работник может использовать карту повторно, в соответствии с установленными подотчетными тратами, при этом, отчет может быть составлен по факту всех понесенных в процессе исполнения должностных обязанностей затрат.

Условия и способы выдачи Законом предусмотрена возможность использования зарплатной карты для перечисления подотчета сотруднику предприятия. В рамках своих полномочий, работник может снимать средства наличными, оплачивать услуги, товары безналичным способом, осуществлять валютные операции, разрешенные на территории РФ.

Сотрудник признается подотчетным лицом только после того, как использует денежные средства, имеющиеся на карточном счете.

В отношении налоговых органов, отсутствует требование сообщить информацию об эмиссии корпоративной карточки т.к. в фискальный орган предоставляются сведения только по открытым банковским счетам организации.

Так как карта не относится к самостоятельному виду расчета и требует привязки к определенному счету.

Если для выпуска карты не требуется открытия отдельного счета компании, налоговые структуры о факте получения карты компанией не информируются. Порядок регулирования вопросов использования карточки несколькими подотчетными физическими лицами требует прояснения ситуации с защитой средств на карте от несанкционированного использования посторонними.

Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может. Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления.

Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.

Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход.

В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода.

Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.

Лимит расчетов с зарплатной/корпоративной карты средствами, которые являются подотчетными, не определен БР.

Источник: http://civilist-audit.ru/prikaz-o-perechislenii-podotchetnyh-summ-na-kartu-direktora/

Какими способами можно выдать деньги под отчет – НалогОбзор.Инфо

Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

  • наличными деньгами из кассы;
  • при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя.

Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Ответ: да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г.

№ А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства.

Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было.

Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет.

Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kakimi_sposobami_mozhno_vydat_dengi_pod_otchet/59-1-0-1521

Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Подотчетные средства выдаются сотруднику на основании определенных правил и требований, которые выдвигаются Банком России. Финансовая операция является специализированной, где важную роль играет определение назначения платежа.

Обязательное условие – это наличие приказа о подотчетных лицах, где должен фигурировать сотрудник, которому производится перечисление, если в нем нет такого человека, а операция выполняется, то данное действие является законно наказуемым.

Ответственными лицами, которых закон назначает проводить данную операцию, являются директор предприятия, главбух и кассир, они заверяют соответствующие документы своими подписями. Некоторые документы формирует сам работник, отправляющийся в командировку, другие – ответственные лица. Органом, регулирующим представление отчетности по данным документам, является ФНС.

Главные сведения

Сегодня каждое предприятие, перед тем как выдать средства подотчетному сотруднику наличными в кассе или перечислить на банковскую карту безналичными, должно осуществить операцию и отобразить данное действие бухгалтерскими проводками. На основании приказа сотрудник не только получает финансы, но отчитывается за их использование и сдает не потраченные.

Если выданных средств не хватило, сотрудник имеет право использовать личные, предоставив соответствующие квитанции или чеки в бухгалтерию. На их основании у предприятия возникает задолженность.

Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты или выдача их через кассу, как финансовая операция должна быть отображена в бухучете с соблюдением всех правил, иначе налоговая служба может наложить на предприятие штрафные санкции

Для получения финансов сотрудник в обязательном порядке оформляет специальное заявление на имя директора, а предприятие формирует административные и бухгалтерские документы.

Обязательное заявление

Предприятие имеет право переводить средства своим работникам на зарплатные карты, руководствуясь Письмом Министерства финансов РФ № 03-11-11/42288 (25.08.14 г.). Для этого работник оформляет заявление, причем независимо от того, как он просит выдать ему финансы – через кассу или на карту.

Если сотрудник изъявляет желание получить финансы на пластик, то в заявлении он указывает ее реквизиты, кроме суммы, срока, на который средства выдаются, предназначения использования и других. При отсутствии заявления налоговая служба может посчитать, что финансы являются не подотчетными, а доходными, поэтому с них надо удерживать НДФЛ, что будет грубым нарушением.

Во избежание путаницы при выдаче подотчетных средств по безналу необходимая формулировка должна быть указана в назначении платежа. Когда сотрудник будет сдавать авансовый отчет, он должен будет приложить чек из терминала, подтверждающий, что была произведена оплата с карты.

В другом случае, — это может быть банковская выписка. На основании таких документов, которые становятся свидетельством для налоговиков, НДФЛ с перечисленной подотчетной суммы не удерживается.

Документация

У безналичных средств, которые предприятие перечисляет сотруднику в качестве подотчетных, есть несравненные преимущества. Это производится оперативно, уменьшает трудозатраты ответственных сотрудников предприятия и размер банковских комиссионных, также является удобным способом обеспечить работника, который может находиться в данный момент в другом городе или на значительном расстоянии.

На практике это вызывает у организации налоговый риск, избежать его, кроме заявления сотрудника, помогают первичные и бухгалтерские, правильно оформленные документы, которые будут учтены при налоговой проверке.

О том, что предприятие имело право перечислить подотчетные средства на пластик, должны свидетельствовать:

  • коллективный договор;
  • положение о командировках;
  • договор обслуживания в банке;
  • приказ с перечнем сотрудников, которым перечисляются средства;
  • платежное поручение, где указано, что перечисляемые средства являются командировочными или хозяйственными расходами.

Дополнительно организация должна соблюсти следующие правила:

  • подотчетная сумма выдается или перечисляется по разрешению руководителя на основании заявления сотрудника;
  • выдать финансы предприятие может только в том случае, если за работником не числится долг подотчетной суммы, полученной ранее;
  • по истечении периода, на который были выданы финансы или по приезде из командировки сотрудник сдает авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие расходы.

Перед тем как работник отправится в командировку, предприятие оформляет:

  • приказ о его направлении по ф. № Т-9;
  • служебное задание по ф. № Т-10а;
  • командировочное удостоверение по ф. № Т-10.

По возвращении работодателю предоставляется в течение 3 дней:

  • авансовый отчет о расходовании средств;
  • отчет о проделанной работе.

Если требования будут соблюдены, то налоговые риски предприятия будут минимальны. На основании авансового отчета при перерасходе средств предприятие возместит работнику затраты.

Если будет наблюдаться излишек, то работник может его наличными вернуть в кассу предприятия или перечислить на расчетный счет со своей карты. В другом случае, сумма излишка при письменном согласии сотрудника удерживается из его зарплаты.

Особенности операции

При переводе денежных средств на карты работников существует ряд особенностей, например, авансовый отчет должен быть заполнен соответствующим образом.

К главным вопросам, затрагивающим перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты, относятся:

Порядок действийДля отправления сотрудника в командировку формируются:
  • документы на его отправку (приказ, задание, удостоверение);
  • отчеты по прибытии (авансовый и о проделанной работе);
  • бухгалтерские проводки отдельно на выдачу средств, возврат излишков/возмещение перерасхода.
Оформление назначения платежа
  • При проведении операции данного типа в платежном поручении указывается назначение платежа в форме: «перечисление подотчетных денежных средств».
  • Поручение с данным назначением формируется каждый раз, когда сотруднику перечисляются средства. В этом случае сотрудник может использовать средства для оплаты чего-либо с карты по безналу или снять наличные в банкомате.
  • По возвращении к авансовому отчету он должен приложить чеки, квитанции, билеты, другие документы, предварительно сделав копии каждого из них.
Возврат излишка
  • В законодательстве не обозначается срок, когда сотрудник обязан возвратить излишек подотчетной суммы. На большинстве предприятий он определяется 3 днями, когда сумма излишка должна быть зафиксирована в бухгалтерской документации и возвращена в кассу наличными или на расчетный счет предприятия перечислена в карты работника.
  • Факт перечисления излишка должен сопровождаться пояснительной запиской или указываться в платежном поручении. Если средства по разным причинам не будут вовремя возвращены, то в результате налоговой проверки предприятие обяжут сделать доначисление НДФЛ.

Детали перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику на хозяйственные цели, согласно заданию, которое он получит от руководства, но на определенных условиях и только тремя способами.

Условия пополнения счёта

Подотчетная сумма выдается на расходы, связанные с хоздеятельностью юрлица, ИП по расходному кассовому ордеру. Он может быть сформирован после того, как будут оформлены заявление сотрудника и приказ руководства. Главным условием выдачи является отсутствие задолженности работника по подотчетным суммам, если он ранее брал их.

При каждой выдаче сотрудник оформляет заявление, в котором указывает, что долга перед предприятием по подотчету он не имеет.

Определенных норм, которые могли бы регламентировать выдачу средств, не связанных с командировками, а также сроков, в которые работник должен отчитаться о расходовании финансов, не существует, поэтому каждая организация самостоятельно определяет их. Такой порядок она предусматривает в своей учетной политике, формируя нормативные акты.

Сотрудник, являясь физ. лицом, имеет право пользоваться зарплатной банковской картой, куда также могут быть перечислены подотчетные средства, и осуществлять следующие виды операций на территории РФ и за ее пределами:

  • снимать наличные в национальной и других валютах;
  • оплачивать товары или услуги;
  • проводить иные валютные операции и незапрещенные законодательством РФ.

Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий

Способы выдачи

Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику:

Через кассу организации наличнымиВ этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров.
На корпоративную карту
  • Чаще всего карта используется для представительских и командировочных расходов, но можно и для проведения подотчетных операций.
  • Карта может быть не только дебетовой, но и кредитной. Для ее получения сотрудник также пишет заявление, а по приказу руководителя и на основании кассового ордера на нее перечисляются средства.
  • При снятии финансов с корпоративной карты деньги списываются с карточного счета, который принадлежит организации. Он открывается организацией в банке на основании договора обслуживания.
На зарплатную картуПредприятие имеет право перечислять сотруднику командировочные и средства, на документально подтвержденные расходы. Предварительно в учетной политике предприятия прописывается, что «подотчетные суммы перечисляются на зарплатные карты сотрудников или проводятся через кассу».

Типичные ошибки

Хозяйственные субъекты, при проведении расчетных операций с использованием подотчетных сумм, допускают 2 рода ошибок:

  • соответствующие документы оформляются с нарушениями;
  • требования нормативных актов не соблюдаются.

Наиболее распространенным способом является выдача наличных, хотя перечисление безналичных предприятию и сотруднику намного выгоднее.

Для того чтобы избежать ошибок при проведении перечислений на корпоративную карту, это правило должно быть регламентировано во внутренних документах:

  • работодатель должен решить, где он будет вести учет выдачи корпоративных карт и возврата;
  • необходимо разобраться, стоит ли работнику каждый раз оформлять заявление на получение карты, а работодателю издавать приказ;
  • как защитить информацию о ПИН-коде от распространения;
  • как сотруднику действовать при потере пластика.

Передача корпоративной карты сотруднику еще не обозначает, что он получил деньги предприятия и несет за них ответственность. Подотчетным физ. лицо станет тогда, когда воспользуется средствами с карты.

Также налоговую службу не нужно уведомлять о том, что предприятие получило корпоративную карту, информация предоставляется только по открытым банковским счетам. Карта не является самостоятельной без открытого на нее счета, но если выдача карты не связана с открытием счета, то информировать НС нет необходимости.

Нередко возникает вопрос использования одной корпоративной карты разными подотчетными лицами-сотрудниками. Официального разъяснения по этому поводу законодатель не дает, но считается, что если карта именная, т. е. выдана на руководителя, он должен распоряжаться средствами, которые на нее поступают. Хотя сама по себе корпоративная карта не является собственностью директора предприятия.

Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может.

Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления.

Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.

Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход.

В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода.

Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.

Лимит расчетов с зарплатной/корпоративной карты средствами, которые являются подотчетными, не определен БР. В размере 100 тыс. руб. он установлен только для сумм, выдаваемых через кассы наличными.

Стоимость годового обслуживания зарплатной карты Банка Москвы зависит от выбранного тарифа и типа карты — классической или золотой.

Как заказать зарплатную карту Сбербанка через интернет, читайте тут.

В этой статье — детально о плюсах и минусах зарплатной карты в Райффайзен банке.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://calculator-ipoteki.ru/perechislenie-podotchetnyh-summ-na-zarplatnye-karty/

Карты

Как происходит перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Фурагина О., эксперт журнала

Все чаще при работе с подотчетными лицами учреждения используют банковские карты, в том числе карты платежной системы «Мир», выданные в рамках зарплатных проектов (далее – карта «Мир»). В связи с этим Минфин и Федеральное казначейство выпустили разъясняющие письма по применению при таком виде расчета карты «Мир». Рассмотрим их основные положения.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04‑45‑7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09‑02‑07/47375, Федерального казначейства от 27.07.

2018 № 07‑04‑05/05‑15900 (далее – Памятка Федерального казначейства) выдача денежных средств на командировочные и хозяйственные расходы может осуществляться путем их зачисления на банковские счета сотрудников организации, предусматривающие совершение операций с использованием платежных карт, включая карты «Мир», эмитированных кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (далее – зарплатная карта).

В Письме Федерального казначейства РФ от 16.07.2018 № 07‑
04‑05/05‑14896 (далее – Рекомендации Федерального казначейства) также отмечено, что в целях осуществления контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (далее – корпоративная карта учреждения).

Взаимодействие учреждения и ТОФК

Согласно п. 5 – 8 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 4, 5 Памятки Федерального казначейства при использовании банковских карт «Мир» для расчетов с подотчетными лицами:

1) учреждение представляет в ТОФК:

  • письмо с указанием Ф. И. О. сотрудников учреждения (уполномоченных лиц) и номерами карт «Мир», на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами;
  • заявку на кассовый расход (0531801), заявку на кассовый расход (сокращенную) (0531851), платежное поручение с указанием Ф. И. О. и номерами карт «Мир», иные документы, предусмотренные порядками санкционирования;

2) ТОФК обрабатывает представленные учреждением документы и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику учреждения в кредитной организации;

3) кредитная организация осуществляет зачисление средств на карту «Мир» сотрудника учреждения;

4) учреждение производит оплату товаров, работ, услуг с помощью карты и (или) снимает наличные денежные средства для проведения последующих операций с использованием наличных денежных средств.

3

По одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 6 Памятки Федерального казначейства).

Операции по внесению денежных средств на карту «Мир» и перечислению на счета ТОФК проводятся в следующем порядке (п. 6 Памятки Федерального казначейства, п. 9, 10 Рекомендаций Федерального казначейства):

1) учреждение осуществляет взнос на карту неиспользованных (излишне полученных) денежных средств через кассу кредитной организации или с использованием устройств для приема наличных денег;

2) после зачисления средств на карту сотрудник учреждения обеспечивает перечисление средств на счет ТОФК с указанием в платежном документе информации, достаточной для отражения операции по зачислению денежных средств на соответствующем лицевом счете, открытом учреждению в ТОФК. При необходимости учреждение информирует ТОФК не позднее следующего рабочего дня о проведенной операции по взносу наличных денежных средств.

Бухгалтерский учет расчетов

Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н, п. 106 Инструкции № 183н).

Данный счет в 2018 году дополнен следующими аналитическими счетами в связи с введением новых подстатей КОСГУ:

Номер счета

Наименование

Подстатья КОСГУ

Применяются с 2018 года

208 93

Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)

293 «Штрафы за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)»

208 94*

Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по долговым обязательствам

294 «Штрафные санкции по долговым обязательствам»

208 95

Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций

295 «Другие экономические санкции»

208 96

Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов

296 «Иные расходы»

Применяются с 2019 года

208 27

Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования

227 «Страхование»

208 28

Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для целей капитальных вложений

228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений»

208 29

Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами

229 «Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами»

* Следует заметить, что данный счет введен только в Инструкцию № 157н, а в Инструкцию № 183н его не включили, но в случае необходимости автономные учреждения его могут применять, так как он предусмотрен Единым планом счетов.

Как и прежде, деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица.

Заявление должно содержать:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который он выдается;
  • сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Кроме того, выдача денег под отчет производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (утвержденный перерасход) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).

Эти требования сохраняются и при выдаче денег под отчет посредством перечисления необходимых сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу при названном способе расчетов.

Напомним, согласно Приказу № 52н подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухучета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

В бухгалтерском учете операции по перечислению денежных средств на банковские карты под отчет будут различаться в зависимости от того, на какую карту они перечисляются – зарплатную карту работника или корпоративную карту учреждения.

8

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности перечислило на карту «Мир» (зарплатную карту работника) 4 000 руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции. Оплата произведена безналичным расчетом в сумме 4 000 руб. Согласно учетной политике данные расходы не входят в себестоимость платных услуг.

В учете необходимо сделать следующие записи:

операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на карту подотчетного лица

2 208 96 000*

2 201 11 000

4 000

Принята к учету сумма произведенных расходов на основании авансового отчета

2 401 20 296*

2 208 96 000*

4 000

* С 01.01.2019 расходы на приобретение сувенирной продукции и поздравительных открыток будут отражаться по подстатье 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (Порядок № 209н).

9

Автономное учреждение за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, перечислило на карту «Мир» (корпоративную карту учреждения) подотчетному лицу денежные средства в размере 5 000 руб. для приобретения канцелярских товаров.

Сотрудник через банкомат получил денежные средства в сумме 5 000 руб., но приобрел канцелярские товары на 4 150 руб. Неиспользованную часть подотчетной суммы (850 руб.) внес на карту через банкомат.

На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету в составе материальных запасов.

В учете необходимо сделать следующие записи:

операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на карту подотчетному лицу

4 210 03 000

4 201 11 000

5 000

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства с карты через банкомат

4 208 34 000

4 210 03 000

5 000

Приняты к учету канцелярские товары согласно авансовому отчету

4 105 36 000

4 208 34 000

4 150

Возвращен остаток денежных средств через платежный терминал

4 201 23 000

4 208 34 000

850

Зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения

4 201 11 000

4 201 23 000

850

* * *

В заключение выделим несколько основных моментов:

1. Минфин, Федеральное казначейство и ЦБ РФ допускают возможность применения зарплатных карт при выдаче подотчетных сумм для хозяйственных операций и командировочных расходов.

2. Операции по перечислению денежных средств на карту «Мир» следует отражать согласно разъяснениям Федерального казначейства.

3. При завершении финансового года не должно быть остатка денежных средств на корпоративных картах учреждения (за исключением зарезервированных) (п. 6. Памятки Федерального казначейства, п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства). 

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №11, 2018 год

Источник: https://www.audar-press.ru/raschety-c-podotchetnymi-licami

Асс в праве
Добавить комментарий